Etika Dalam Menulis Email

Berbicara mengenai surat menyurat, pada surat konvensional terdapat beberapa format penulisan yang umumnya sering dipergunakan sebagai format standard. Lalu bagaimana dengan email ( surat electronic ) ?

” Pada dasarnya email tidak memiliki suatu format standard yang sifatnya mengikat. Meskipun demikian tetap ada sejumlah aturan mengenai gaya penulisan email yang baik, terutama yang berhubungan dengan etika.”

Beberapa kutipan, saran dan anjuran tentang penulisan email dan yang sangat penting diingat dalam penulisan email adalah :

• Penggunaan huruf tidak dalam huruf kapital seluruhnya, karena penulisan seperti ini dapat diasumsikan bahwa pesan tersebut disampaikan dengan nada marah.

• Ada hal lain yang menarik dalam penulisan email yaitu kita dapat menggambarkan suasana hati ketika kita   menulisnya yaitu dengan beberapa simbol dengan sebutan emoticon.

• Panjang dari setiap baris yang kita tulis diusahakan tidak lebih dari 65-75 karakter, hal ini dikarenakan ada beberapa program applikasi email yang melakukan pemotongan teks pada bagian yang tidak tepat dan dapat membingungkan pesan yang disampaikan.

• Perlu berhati-hati dalam menuliskan pesan melalui email karena pesan tersebut akan tetap tersimpan secara permanen pada inbox penerima pesan selama ia tidak menghapusnya dan dapat meneruskan pesan tersebut dengan mudah keorang lain.

• Untuk mengirimkan email yang disertai dengan file lampiran (attachment) dengan ukuran besar ( diatas 50 kb), sebaiknya kita meminta persetujuan terlebih dahulu. Alasannya adalah file dengan ukuran besar menyebabkan penuhnya inbox milik orang tersebut dan akan bermasalah apabila penerima memiliki kapasitas inbox berukuran kecil.

• Penulisan Judul email sebaiknya harus jelas dan mendiskripsikan isi pesan yang terkandung didalamnya. Seberapapun pentingnya suatu pesan yang dikirim,tetapi judulnya tidak jelas bisa jadi email tersebut tidak dibaca oleh penerima karena dianggap sebagai email iseng dan tidak penting.

• Meskipun dalam email kita dapat dengan mudah meneruskan email kepada orang lain ataupun ke mailing list, tetapi sebelum melakukannya, sebaiknya kalau kita meminta persetujuan terlebih dahulu dari penulis atau pengirimnya. Meneruskan email yang kita terima kepada orang lain atau pihak lain tanpa meminta persetujuan dari pengirimnya merupakan tindakan yang tidak etis karena kita telah menyalahgunakan kepercayaan yang telah diberikan kepada kita, apalagi kalau email tersebut sifatnya rahasia dan pribadi.
• sumber: http://y3pp33.wordpress.com/2008/07/04/penulisan-email/